Plan de Organización y Recursos Humanos
"El futuro empresario deberá poner gran atención sobre este aspecto, ya que la correcta selección y gestión del personal será un elemento esencial para la consecución del éxito de la empresa.
Por otra parte, debe saberse que los costes laborales suelen ser una de las cargas más pesadas para el negocio que comienza su andadura.
El Plan de recursos humanos debe analizar y determinar todos los elementos relacionados con la política de personal; descripción de la estructura organizativa de nuestro negocio, la definición de capacidades, la organización funcional, la dimensión y estructura de la plantilla, la selección, contratación y formación del personal, y de todos aquellos aspectos relacionados con la dimensión humana de la empresa desde la detección de conflictos hasta el desarrollo de estrategias de solución de éstos, los métodos de motivación que se emplearán, así como las medidas que se tomarán en relación a la seguridad e higiene en el trabajo.
Análisis previo de necesidades y capacidades
Definir los perfiles de los trabajadores
Antes de determinar la organización funcional y la dimensión y estructura la plantilla, es preciso definir el tipo de habilidades profesionales y capacidades personales que la empresa necesita.
En esta definición debe incluirse qué perfiles de trabajadores son los necesarios en nuestra empresa para realizar la actividad (comerciales, operarios, dependientas, administrativos, etc.).
Detallar la formación académica, experiencia profesional, habilidades directivas (de trabajo en grupo, de motivación, de comunicación, etc.) o profesionales y capacidades personales (actitud, rendimiento y productividad, etc.).
Existen tres factores que determinan las características de los perfiles a cubrir:
• El tipo de producto o servicio que la empresa quiere cubrir.
• El tipo de mercado en el que pretende introducirse.
• La filosofía general y personal del nuevo empresario.
Hay tres niveles a tener en cuenta a la hora de definir el perfil de un empleado necesario:
• La experiencia previa (a través del currículo) en determinadas actividades.
• La competencia técnica.
• Las características personales tipo de perfil humano para que pueda llevarse bien con las otras personas de la empresa y para que encaje con su «cultura organizativa»
Organización funcional
La organización funcional trata de estructurar de la forma más adecuada los recursos humanos e integrar éstos con los recursos materiales y financieros a fin de aplicar eficazmente las estrategias elaboradas y los medios disponibles, y conseguir los objetivos propuestos.
Una organización funcional clásica se refleja en el cuadro siguiente:
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CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
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DIRECTOR GERENTE
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ÁREAS
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Comercial
Marketing
Ventas
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Administración
Contabilidad
Finanzas
Facturación
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Producción
Compras
Montaje
Almacén
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RRHH
Personal
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Otras
Logística
Informát.
I+D
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Dibujar el organigrama de la empresa por funciones
Determine la organización funcional de la empresa: sus áreas, relaciones, jerarquía y dependencia.
Organizar cada puesto de trabajo y describir sus tareas y responsabilidades
Organice las tareas que realizará cada empleado tanto cuantitativa (cuántas tareas) como cualitativamente (qué tareas). En función de este resultado podrá definirse el número de horas de trabajo necesarias para desarrollar dichas tareas, establecer el número de empleados necesarios para cumplir con cada función específica, el tipo de horario (partido o continuado) que deba aplicarse...
Definir el nivel de conocimientos técnicos requerido, así como la capacitación profesional
Establecer la importancia de cada una de las tareas
En términos absolutos y en comparación con el resto. Esto permitirá establecer el nivel de exigencia durante el proceso de selección de personal, la estructuración del espacio físico de trabajo, el diseño de los sueldos...
Dimensión y estructura de la plantilla
Determinar el número de trabajadores de la empresa
Cuantifique el personal preciso que se necesita para realizar la actividad de la empresa.
Determine la estructura de la plantilla.
Política de retribución
Establecer la política de sueldos y salarios de cada categoría profesional y puesto de trabajo
En este apartado se van a especificar la retribución que percibirán las personas empleadas en este negocio, es decir, los sueldos y salarios correspondientes a la fuerza de ventas, así como, los sueldos y salarios correspondientes al resto de la plantilla durante el periodo de previsión.
No existe una solución universal a la hora de definir sistemas retributivos en las empresas y aunque simplemente pagar a los empleados una cantidad por su trabajo no parece una tarea especialmente compleja en sí misma, lo cierto es que pagar lo justo, ni mucho ni poco, a cada persona, se revela como un desafío importante y que tiene grandes repercusiones sobre la marcha de la empresa.
Reflexione: El salario debe retribuir el trabajo del personal y cumplir con criterios de equidad interna en la plantilla y ser competitivo en el mercado.
¿Qué es la retribución? Relación entre empleo y recompensa
La base de la retribución es recompensar al empleado por el desempeño de unas determinadas tareas.
En primer lugar, podemos encontrar elementos tales como: el salario, los incentivos, el coche de empresa y las opciones sobre acciones.
En segundo lugar, hallamos elementos de carácter intangibles tales como: la satisfacción, las condiciones de trabajo favorables, el desafío profesional, la progresión y el estatus social adquirido.
Retribuir para atraer, motivar y retener
La retribución impacta directamente en tres ámbitos fundamentales de la relación del empleado con la empresa:
- la decisión de formar parte de la empresa frente a otras alternativas similares (atracción),
- la capacidad de dar lo mejor de sí mismo, esforzándose por cumplir los objetivos del grupo (motivación)
- y finalmente a la hora de decidir mantenerse en nuestra empresa en vez de optar por competidores llevándose su experiencia y talento consigo (retención).
Cómo se definen las retribuciones en las empresas
Las variables más utilizadas para definir las retribuciones en las empresas son las siguientes:
• Por Categoría profesional. Consiste en diseñar un conjunto de categorías profesionales a las que se les atribuye niveles salariales predeterminados y son asignadas a los empleados según sus funciones.
• Por Antigüedad. Consiste en agregar al monto salarial una cuantía cuya finalidad es remunerar el hecho de permanecer en la empresa (ejemplo bienios, trienios, etc.).
• Por Nivel de responsabilidad. Consiste en determinar la retribución final en función de las tareas que definen la composición de un puesto de trabajo y del nivel de responsabilidad inherente al mismo.
• Por desempeño. A igualdad de nivel de responsabilidad, se percibirán mayores salarios cuanto mejor se desempeñe un determinado puesto de trabajo.
• Por potencial. Por capacidad de las personas de adaptarse a puestos de niveles superiores de responsabilidad del que desempeñan en la actualidad, es decir, promociones.
• Por resultados. En los que se premia la consecución de resultados colectivos o individuales, generalmente en concepto de retribución variable.
Conceptos salariales de los que constan los paquetes retributivos
A continuación repasaremos las diferentes opciones retributivas a nuestro alcance para la materialización del paquete retributivo previamente diseñado.
Estas opciones pueden dividirse en tres grandes grupos: retribución fija, variable y prestaciones indirectas o retribución en especie.
• Retribución Fija. Es la parte de la retribución en metálico mínima que una empresa garantiza al empleado y que va ligada al desempeño de un puesto de trabajo durante un periodo determinado de tiempo.
• Retribución Variable. La retribución variable va ligada a la consecución de determinados resultados que surgen de la realización de esfuerzos adicionales.
Algunos aspectos a considerar para implantar un sistema de retribución variable con éxito son:
• Claridad en cómo conseguir la retribución variable.
• Objetivos posibles.
• Establecer objetivos a cada grupo o equipos.
• Qué el trabajador tenga control sobre los objetivos.
• Sistema equilibrado entre retribución fija y variable.
Problemas en relación a la retribución variable:
• "Jugueteo": Se da cuando el trabajador tiene la posibilidad de manipular la medida de los resultados con los que se va a determinar la concesión de su variable.
• "Efecto Trinquete": Cuando la retribución de un periodo depende de la mejora de rendimiento de un periodo anterior, un trabajador tendría interés en mostrar un rendimiento inferior el primer año con el fin de mejorar más fácilmente su rendimiento en el segundo y así cobrar más.
Distinguimos los siguientes tipos básicos de retribución variable:
• Primas: en función de la calidad o cantidad del producto fabricado.
• Incentivos: en función de la cantidad del producto vendido, introducción de nuevos productos, la obtención de nuevos clientes o de objetivos de venta de todo un departamento.
• Gratificaciones: Se concede de forma subjetiva por parte de la dirección, generalmente por la consecución de resultados extraordinarios.
Retribución en especie o prestaciones
Se refiere a todos los conceptos no monetarios que complementan el paquete retributivo. Los más extendidos son los siguientes:
• Coche de empresa
• Seguros: De vida y seguros médicos privados.
• Vivienda: en caso de traslados.
• Créditos: Tanto para compra de vivienda como para crédito personal.
• Otras: opciones sobre acciones de la compañía, planes de pensiones, etc.
Plan de contratación
Establecer el plan de contrataciones
El Plan de contratación define el tipo de contrato que va a vincular a cada uno de los empleados con la empresa, las condiciones generales de las relaciones laborales y su coste.
No es preciso que todas las personas cuyas habilidades requiere la nueva empresa mantengan con ella vínculos de contratación a pleno tiempo y por tiempo indefinido.
En algunos casos, será suficiente contratar a algunas personas a tiempo parcial, por una temporada, o durante una época del año. En otros, será suficiente establecer un acuerdo de consulta o asesoramiento periódico algunas veces al mes.
El empresario debe reflexionar sobre los siguientes conceptos:
• El salario.
• La jornada de trabajo.
• Los costes de personal.
• Los tipos de contrato:
1. Indefinido.
2. Temporal.
3. A tiempo parcial.
4. Otras modalidades de contratación:
* Contrato de personal de alta dirección.
* Contrato de trabajo a domicilio.
* Contrato de trabajo en prácticas.
* Contratos formativos.
* Contrato de lanzamiento de nueva actividad.
* Contrato de relevo.
Plan de selección
Definir las políticas de selección del personal
Definidos los aspectos anteriores, el empresario debe seleccionar al personal, un personal que ya tiene perfectamente caracterizado.
Dependiendo del tamaño y actividad de la empresa y de las características del puesto de trabajo, la selección puede realizarla la misma empresa o gestionarse a través de empresas especializadas.
Existen numerosos canales de contratación de todo tipo, públicos y privados.
Los canales públicos resultan más económicos y, aún así, tienen gran calidad. Entre ellos se encuentran el propio INEM, las oficinas de empleo universitarias o las regionales.
También son gratuitas las bolsas de trabajo de colegios profesionales.
El INEM cuenta con expedientes de trabajadores de todo tipo, y se recomienda acceder a su banco de datos como primera medida.
Si el personal que se requiere es muy especializado o precisamos un trabajador con gran experiencia en determinado campo, el empresario deberá dirigirse entonces a una empresa de servicios de selección de personal o a una empresa de trabajo temporal. éstas, a cambio de una retribución económica, realizan la búsqueda del empleado/s que se desee contratar, a través de anuncios en la prensa, recolección de currículo, entrevistas personales y pruebas de selección. Sin embargo, habrá que calcular con anterioridad los costes que nos va a suponer este servicio, que para una nueva y pequeña empresa pueden resultar excesivos.
Por último, es posible realizar la labor de búsqueda a través de nuevos canales como los que ofrece Internet. Ya existen números web sites dedicados a la demanda y oferta de empleo que suelen incluir currículos de los demandantes. Ésta puede resultar una vía económica e interesante para la localización de profesionales.
Política de motivación
Establecer la política de motivación del personal
En la medida en que las carencias o necesidades de nuestros trabajadores se encuentren satisfechas, obtendremos de ellos unos comportamientos que pueden variar en gran medida. Por ello, creemos necesario establecer una política de motivación que satisfaga a nuestros trabajadores en cuanto que cubra sus necesidades. Por tanto, vamos a emplear el tiempo y energía necesaria para encontrar las compensaciones externas o internas, materiales, psicológicas, etc., que estimulen a nuestros trabajadores hacia las conductas que creemos más adecuadas para cada puesto en nuestro negocio.
En este apartado detallaremos los métodos de motivación del empleado a utilizar en la empresa y explicaremos en qué consistirá.
A continuación, se enumeran algunos métodos de motivación:
• la retribución,
• la seguridad en el trabajo,
• las condiciones de trabajo,
• el reconocimiento del trabajo,
• la promoción,
• la comunicación y
• la participación.
Plan de formación
Establecer un plan de formación
Debe tenerse previsto cuál va a ser el Plan de formación y de aprendizaje necesario para cada perfil ocupacional de la empresa.
Plan de externalización de funciones
Determinar las funciones a subcontratar
Algunas funciones especializadas (temas jurídicos, tecnológicos, comerciales, etc.) puede ser conveniente desarrollarlas a través de consultores externos.
Determine la naturaleza de las funciones a externalizar, identifique los consultores externos idóneos y cuantifique su coste.
Seguridad e higiene
Establecer las normas de seguridad e higiene
Velar por la seguridad y la salud de los empleados en el puesto de trabajo es uno de los principios rectores de la política social y económica española, expresado en el artículo 40.2 de la Constitución, como mandato a los poderes públicos. Además la Unión Europea ha expresado su firme propósito de mejorar, progresivamente, las condiciones de trabajo.
En España el 11 de febrero de 1996 entró en vigor la Ley de Prevención de Riesgos Laborales y con ella la normativa que preside el conjunto de derechos y deberes sobre seguridad y salud en el trabajo.
En ella se concreta y desarrolla el derecho del trabajador a una protección eficaz frente a los riesgos del trabajo y el correspondiente deber del empresario a proteger y garantizar la seguridad y salud de los trabajadores frente a tales riesgos.
Conscientes de nuestra obligación legal y moral de velar por la seguridad y la salud de los trabajadores hemos de analizar cuales son los principales riesgos laborales a los que estarán expuestos nuestros trabajadores.
En este apartado, debemos detallar cuales son las principales medidas que adoptaremos para evitar estos riesgos, así como, las medidas de emergencia en materia de primeros auxilios lucha contra incendios y evacuación de trabajadores.
Reflexione: ¿Conoce la normativa que se aplica en su actividad en concepto de seguridad e higiene?, ¿prevé comunicar dichas normas a sus empleados?
Cuestionario para el emprendedor
Análisis previo de necesidades y capacidades
- ¿Qué perfiles profesionales necesitamos que cumplan los trabajadores de la empresa?. Describa dichos perfiles detallando los requerimientos de cualificación; formación académica, experiencia profesional, habilidades directivas y profesionales, así como, de actitud y motivación.
Organización funcional
- Represente gráficamente el organigrama de la empresa.
- ¿Qué categorías profesionales van a tener?
- ¿Qué funciones, tareas y responsabilidades se les van a asignar?
Dimensión y estructura de la plantilla
- ¿Cuántas personas va a necesitar la empresa?
Política de retribución
- ¿Qué política de retribuciones se aplicará en la empresa?
Plan de contratación
- ¿Qué tipo de contrato se utilizar en la contratación del personal?
Plan de selección
- ¿Qué criterios de selección de personal se van a seguir?
Política de motivación
- ¿Qué mecanismos vamos a utilizar para motivar a los trabajadores?
Plan de formación
- ¿La empresa prevé formar a los empleados en materias específicas? En caso afirmativo, ¿en cuáles?.
Plan de externalización de funciones
- ¿La empresa va a subcontratar algunas funciones de la empresa tales como servicios jurídicos, laborales, fiscales, contables, etc.?
Seguridad e higiene
- ¿Existe alguna normativa de seguridad e higiene que sea de aplicación por el tipo de actividad a realizar por la empresa?
- ¿Qué medidas de seguridad e higiene vamos a aplicar?"
Otras Guías y temas de interés
También puedes descargarte el Cuaderno nº 4 que incluye Plan de organización de Recursos Humanos del programa Emprendedores RuralEs de Canarias:
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